هي تحديد لإدارات الشركة و سلطتها و حدود مسؤوليتها و تحديد التدرج الإداري بالشركة ، فاذا كنت تعانى من عدم ترتيب ادارات الشركة و تداخلها و عدم القدرة على تحديد المسؤولية فأنت تحتاج الى تنظيم الادارات و معرفة التبعية لكل قسم و ادارة و تحديد الوظائف الاساسية لكل منها.
اما السلم الوظيفى : فهو يحدد الوظائف التى تحتاجها الشركة او المؤسسة لتنفيذ خططها بدون عدد قائض او نقص فى عدد على حساب عدد آخر فتحديد الاعداد بشكل سليم من شأنه ان يقلل التكلفة و يزيد الجودة و الانتاجية
الهدف
إن تحديد الهيكل التنظيمي للشركة يزيد الانتاجية لانه يتيح تدفق المعلومات بشكل سليم بسلاسة و القدرة على تنفيذ الخطط بشكل اسرع و ادق و تحديد المسؤولية.
السلم الوظيفي : يحدد الوظائف التى تحتاجها الشركة و العدد من كل وظيفة و ما هى المواصفات و المهارات المطلوبة لشغل كل موقع و ايضا التدرج فيما بينها و متى يتم التدرج ( الترقى) و ما هى الامتيازات التى يحصل عليها كل موقع وظيفى و ما هى المسؤوليات التي تقع على عاتقه.
الحاجه :
فى كثير من شركتنا و مؤسستنا نجد عدم وجود ترنيب للوظائف و عدم تحديد مسؤوليات و عدم وجود رضا بين الموظفين او رضا من قبل شركاء او مديرين التنفيذ عن اداء العاملين او نجد ضغط فى قسم او ادارة و فراغ فى قسم او ادارة اخرى ومنها الامثلة الآتية :-
- ادارة او قسم يقوم بعمل قسم او موقع وظيفى آخر مثل ام ادارة الحسابات تقوم بأدارة المخازن و مندوبى المبيعات
- ادارة العمليات او التشغيل مسؤلة عن التحصيل او مراقبة التكاليف
- بعض الشركات لها نفس النشاط و تقريبا نفس الحجم و فى الاولى يتم سداد بما قيمته 10% من الايرادات كرواتب و منافع للموظفين و فى الآخرى يتم سداد 7% فقط فلماذا؟
- نفس المثال السابق الشركة الاولى تنجز هدفا لها فى 3 شهور كمتوسط فقط كفتح سوق جديد و فى الآخرى يستلزم ذلك شهران فقط مما يقلل المصاريف الثابتة و يزيد من الايرادات.
- شكوى من ادارة ضد ادارة اخرى و انهم الوحيدون الذين يعملون بالشركة
- نفس الوظيفة و نفس المهام و حجم العمل متقارب و موظف يحصل على راتب اعلى من الآخر
- مدير المبيعات له الحق فة اصدار قرارات تخص الحسابات مثلا
- العدد الاساسى المعيارى غير معلوم فكم موظف يلزم لادارة التسويق بدون تكلفة اضافية و تضارب فى المسؤليات
- التكلفة المعيارية او التى يجب الا تزيد عن رقم محدد طبقا للاهداف الواجب تحقيقها
- عدم ربط الانتاجية بالدخل رغم انه يصلح فى كثير من المهن و يؤدى لى زيادة الدخل بنفس نسبة منافع الموظفين الى الايرادات فى حال نظام الدخل الثابت او الراتب المحدد
- عدم القدرة على محاسبة احد عن وضع معين او تعثر فى بعض الاعمال
و هكذا و هناك العديد من الأمثلة غير ذلك
ما نقوم به:
جمع المعلومات من ارض الواقع و المكتوبة ان وجدت و طريقة تنفيذ اى قرار و درجة الامان به من حيث السرعة و الدقة فى الانجاز و تكلفته و بعدها نقوم بتحليلها ثم القيام بالآتى
– تحديد الهيكل المناسب لنشاط و حجم الشركة او المؤسسة بما يضمن اعلى انتاجية بالتكلفة الصحيحة و نوعه سواء هرمى او مسطح او عنقودى و هو فى الغالب هرمى
– و تحديد السلم الوظيفى و العدد اللازم لكل مهمة عمل و المنافع لكل وظيفة و نظام الترقية و زيادة الآداء و زيادة الشعور بالانتماء للشركة و تحقيق درجة جيدة من الرضا الوظيفى
الخدمة الاحدى عشر :النماذج التشغيلية و المالية
Business Operating Model – (BOM) & Financial Modeling
- النموذج التشغيلى هو نموذج أو مخطط يتم من خلاله تحديد كيفية إنتاج منتج أو تقديم خدمة و كيفية توصيلها و تقديمها للعميل وتحقيق رضاه بالشكل المثالى لبيان طريقة العمل ابتداءا من المدخلات حتى تسليم المنتج مرورا بكل ادارات و اقسام الشركة.
- والنموذج المالي هو تمثيل رقمي لعمليات الشركة في الماضي والحاضر والمستقبل المتوقع، والهدف هو استخدام تلك النماذج كأداة لاتخاذ القرارات، و يستخدمها المسئولون اصحاب سلطة اتخاذ القرار في الشركة لتقدير التكاليف وتوقع أرباح مشروع جديد مقترح او لتقدير التدفق النقدى المقدر او بعمليات الاندماج و الاستحواذ او لبيان الموقف المالى للشركة بعد فترة زمنية معينة.
لماذا تحتاج الى تلك الخدمة؟
النماذج التشغيلية: Business Operating Model – (BOM)
اذا كنت تريد اقامة بمشروع او الدخول شريك باحد الشركات او بيع حصتك بشركة او زيادة اسهمك بشركة هل طريقة عملك حتى تقوم ببيع منتجك هى الطريقة المثلى او الافضل ، هل تعلم ثغرات عملك، هل هناك عشوائية بالعمل ، هل هيكلك التنظيمى الحالى يحقق لك الانتاجية المثلى و يقلل تكاليفك و يزيد من قاعدة عملاءك ، هل هناك ترتيب واضح و صحيح لاداء عملك هل تعلم اين و لماذا توجد تحديد الاختناقات التشغيلية والتعارضات في العمل هل نظامك يسمح بمعرفة ذلك ، بعض المستثمرين المحتملين يطلبون تلك النماذج منك قبل اتخاذ قرار المشاركة او الاندماح او لاخرى، اذا كانت اجابتك انك لا تعلم فأنت تحتاج الى اعداد نموذج تشغيلى لشركتك.
فالنموذج التشغيلى هو نموذج أو مخطط يتم من خلاله تحديد كيفية إنتاج منتج أو تقديم خدمة و كيفية توصيلها و تقديمها للعميل وتحقيق رضاه بالشكل المثالى.
مثال: أحد متاجر التجزئة لعلامة تجارية أوروبية مشهورة (ملابس رياضية مثلًا) التي تقدم منتجات عالية الجودة وبأسعار معقولة وتوفرها في أماكن جغرافية ودول كثيرة، العمليات الآتية توضح بعضًا من طريقة عملها:
- الإدارة المركزية تكون في السعودية ام دولة المنشأ.
- التصنيع يكون في دول آسيا ام داخل السعودية
- السوق المستهدف دول الخليج والشرق الأوسط.
- البيع يتم عبر الانترنت ام بقنوات توزيع اخرى.