اعداد الوصف الوظيفى و مؤشرات KPI

عزيزي المستثمر عند عمل إعداد الوصف الوظيفي ومؤشرات kpi من الأفضل تقسيمهم إلى قسمين وهما تقييم الأداء الوظيفي وتقييم مؤشرات الاداء أو ما يسمى ب key performance indicators.

أولًا: تقييم الاداء الوظيفي:

هو عملية رسمية يتم فيها تقييم اداء الموظف ومساهماته ومهاراته وفقًا لمتطلبات وظيفته، والغرض الرئيسي من ذلك التقييم هو ادارة الاداء الوظيفي وتقييم الاداء للموظفين وتحديد ما إذا كان الموظف يلبي التوقعات المُنتظرة منه في أداء دوره الوظيفي.

الهدف من تقييم الموظفين:

إعداد الوصف الوظيفي ومؤشرات kpi يعد أداة فعالة لتحسين أداء الشركة والموظفين فهو يساعد على:

  • توفير التغذية الراجعة للموظفين حول أدائهم.
  • مساعدة الموظفين على تطوير مهاراتهم وقدراتهم.
  • تحديد المجالات التي يحتاج فيها الموظفون إلى التحسين.

ثانيًا: مؤشرات kpi 

مؤشرات الأداء الرئيسية (KPI) هي مقاييس تستخدم لقياس أداء الموظفين أو الشركات، حيث تساعد على تحديد ما هو مهم لتحقيق النجاح وضمان أن يتم التركيز على الأهداف الصحيحة، وهناك العديد من أنواع مؤشرات الأداء الرئيسية المختلفة يمكن استخدامها لقياس مجموعة متنوعة من النتائج واعداد الوصف الوظيفى.

يمكن أن يساعد إعداد الوصف الوظيفي ومؤشرات kpi في تحديد ما إذا كانت الشركة تصل إلى تحقيق أهدافها وزيادة الأرباح. 

KPIs2

الهدف من إعداد الوصف الوظيفى و مؤشرات KPI

المساعدة في تحديد الاحتياجات التدريبية للموظفين حيث يساعد وصف الوظائف في تحديد أوجه القصور في قدرات الموظفين، وبالتالي يحدد وفق ذلك البرامج التدريبية والتطويرية التي يمكن أن تساهم في صقل قدراتهم لتتماشى مع متطلبات الجدارات الموجودة في الوصف الوظيفي، وأيضًا توضيح عملية انسياب المعلومات ومسارها الحقيقي بين مختلف المستويات الإدارية ومراكز اتخاذ القرارات والجهات المتخذة للقرارات والجهات المنفذة لها والجهات التي تعتبر مصدر المعلومات، ويمكن تفصيل الأهداف أكثر فتشمل كل مما يأتي:

    • عمل وصف وظيفي لكل قسم وإدارة وموقع بالشركة، وإحلال العمل المنظم في المنشأة بدلًا من العمل المتخبط والعشوائي مما يؤدي إلى رفع مستوى الأداء الوظيفي.
    • القضاء على ظاهرة الازدواجية في العمل والجهد نتيجة تكرار المهام والمسئوليات والصلاحيات المسنَدة لأكثر من جهة.
    • تطبيق مبدأ المحاسبة على جميع العاملين؛ حيث أن الوصف الوظيفي يحول دون تهرب البعض من مبدأ المحاسبة بحجة عدم وضوح المسؤوليات والصلاحيات.
    • توضيح قنوات الاتصال بشكل محدد قطعي هذا يقضي على ظاهرة تخطي بعض الموظفين في الاتصالات والمراجعات التي يجرونها لإنجاز بعض الأعمال سواء باتصال المستوى الإداري الأعلى بموظفي المستوى الإداري الأدنى أو العكس.
    • القضاء على ظاهرة تردد ذوي الكفاءات في استخدام كامل قدراتهم بسبب تداخل حدود المسئولية والصلاحية أو لغياب الوصف الوظيفي، والمساهمة في إعادة بناء الهيكل التنظيمي والوظيفي وبلورته بصورة أكثر وضوحًا.
    • تطوير النظم الإدارية وزيادة فعالية أنظمة العمل، ونظم اختيار الموظفين وتعيينهم على أساس مبدأ الأكفأ والأنسب.
    • المساعدة في تقييم أداء الموظفين وتقييم الوظائف وذلك بتقييم واجباتها ومسؤولياتها وبناء هياكل تنظيمية واقعية خاصة بكل وحدة من الوحدات والأقسام.
    • تعميق تفاعل الموظف مع محيط العمل وإيجاد نوع من الانسجام بين تخصصه وبين العمل الذي يمارسه وهو ما يجب أن يتطابق مع وصف وظيفته الوارد في الدليل.
    • تطوير نظم تدريب الموظف بحيث تساهم في تحديد الاحتياجات التدريبية وتبسيط إجراءات العمل وسهولة فهمها من قبل الموظفين.
    • تحديد مسئوليات وواجبات الوظيفة بشكل واضح يسمح لشاغل الوظيفة (الموظف) الاضطلاع بهذه المسئوليات، وبالتالي يمكن تقييم أدائه ومحاسبته على نتائج عمله، كما يساعد الجهات المعنية بإجراءات التوظيف على تنفيذ مهامها بيسر وسهولة.
    • المساعدة في تحديد وتخطيط الاحتياجات من القوى العاملة من خلال حصر الوظائف الشاغرة ومقارنة الكفاءات الفنية والإدارية المتوفرة بالأخرى المطلوب استقطابها بما يتماشى ودليل توصيف الوظائف.
    • استعماله من قبل الموظفين كمرجع يستقى منه المعلومات المتكاملة عن وصف الوظيفة الحالية والمستقبلية.
    • عمل تصميم Flow Chart للوظائف ثم الأقسام ثم الإدارات فيما بينها.
    • عمل مؤشرات الأداء (KPIs) التى تقيس الأداء الفعلي ومقارنته بالأداء المستهدف ومدى تحقيق المستهدف لكل إدارة وقسم وموظف.
    • عمل Dashboard لكل مدير لمعرفة مستوى الأداء الفعلي أسبوعيًا.

طريقة العمل:

    • تحليل الوضع الحالي لعملك وطريقة إدارته بعمله عن طريق السؤال لكل موظف ومسؤول عن كيفية القيام بعمله وعن طريق قياس الأداء الحالي للكفاءة للعمل بتحليل النتائج والأهداف إن وجدت.
    •  إعداد وصف وظيفي JD فقط، أو Flowchart (كيفية القيام بالعمل وتسليمه وتسلمه من الإدارات و انسياب وتدفق المعلومات والسلطة)، عمل مؤشرات الأداء KPI’s و Dashboard. 
    • تدريب العاملين.
    • قياس الآداء بعد ثلاث شهور ومقارنة المؤشر المقدر مع المؤشر الفعلى وتحديد الانحرافات وتحديد طرق العلاج.

ما يميز العمل مع سليمان للاستشارات: 

إن ما نقوم به عند إعداد الوصف الوظيفي ومؤشرات kpi لا يتم عن طريق عمل قوالب محددة موجودة، وإنما نقوم بعمل ما يناسب عملك ومتطلباتك ويتميز بالسهولة والوضوح وسرعة الفهم من جانب الموظفين والعاملين ونقوم أيضًا بقياس الأداء بعد ثلاث شهور ومقارنة المؤشر المقدر مع المؤشر الفعلي وتحديد الانحرافات وتحديد طرق العلاج.

اطمئن على شركتك باستخدام وصف وظيفي ومؤشرات KPI فعالة