اذا كان عملك يتصف بالعشوائية و عدم النظام او الترتيب ولا تعلم او يعلم مرؤوسيك ما عليهم فعله لإنجاز اى مهمه بالشكل الصحيح و ايضا تبحث عن الرقابة الداخلية المستدامة على اداء المعاملات الادارية و المالية
فأنت تحتاج الى وضع لوائح وسياسات عمل يتم اتباعها فى جميع الاعمال و يتم الالتزام بها ، فاللوائح و السياسات المالية و الادارية من اهم الادوات لأجراء الرقابة الداخلية
الهدف منها:
تخفيض التكاليف بشكل يزيد عن 15% من تكاليفك الحالية التشغيلية و المصاريف العمومية وتقليل الوقت اللازم لانجاز المهام بشكل كبير فبدل ان يقوم الموظف بأنجاز 10 مهام باليوم بالأسلوب التقليدي العشوائي سيقوم بأنجاز 15 مهمة عمل.
و بالنسبة للإدارة ستكون على علم بأى الطرق التى يتبعها مرؤوسيها لإنجاز المهام مما يوفر لك الرقابة اللازمة على العمل و الطريقة الصحيحة لإنجاز المهمة و ايضا سيوفر لك الوقت الذى كنت تستغله فى توجيه مديري اداراتك للعمل الروتيني و المتكرر و يكون لديك الوقت لتقوم بأعمالك الهامة مثل التوسع فى عملك فنظم اللوائح تتيح لك التوسع على قواعد سليمة.
- ما سوف نقوم به:
نحن نرسم لك السياسات المناسبة لك و لنشاطك و لحجم و ظروف منشأتك سواءا كانت مؤسسة فردية او شركة اشخاص او شركات اموال ( مساهمة بكلا نويعها ) - بدون اصدار اى قرارات متكررة فى توجيه العمليات الدائمة و المتكررة
- و نوفر لك المستندات اللازمة ( الدورة المستندية ) و النماذج اللازمة لذلك سواء ورقيا او من خلال برنامج لديك او نظم
- من اجل ذلك سنقوم بدراسة الوضع الحالى لشركتك من خلال كشوف و جداول اسئلة معدة خصيصا لدراسة السياسات المتبعة و طبيعة نشاطك و الهيكل التنظيمي
- ثم سنضع السياسات و اللوائح المالية و الادارية التى تناسب نشاطك و تناسب ظروف شركتك و هيكلها التنظيمي ومن ثم الدورة المستندية الخاصة بتنفيذها و السلطات الممنوحة للاعتماد لكل مستوى ادارى.
- مشتقات العمل:
اعداد نظم الضبط الداخلي فى تنفيذ الـعمليات المالية و الادارية بما يحقق اعلى درجة من الامان و افضل طرق استغلال للموارد المتاحة و اقل تكلفة و اعلى جودة و يتضمن ذلك على سبيل المثال: - صرف و توريد النقدية ، الشيكات ، التحويلات البنكية
- وضع سياسات اصدار جميع انواع خطابات الضمان و الاعتمادات المستندية
- اعداد افضل طرق الشراء خارجية كانت او داخلية
- اعداد نظم الانتاج و التشغيل ماليا و اداريا
- تنظيم اجراءات البيع و التحصيل
- وضع سياسات و اجراءات الصرف و الاضافة و التسوية للمخازن
- وضع اللوائح المالية المنظمة لصرف و تسوية العهد النقدية
- نظام الشراء و الاستخدام الامثل للاصول الثابتة.
- وضع خطط رفع الآداء الحالي على مستوى كل ادارة و قسم و موظف.
- تصميم الـ Flow Chart على مستوى الشركة و الادارات ككل.
- تحديد العدد الامثل لكل قسم و ادارة
مثال:-
هناك مبلغ يجب صرفه لمورد فما هى الإجراءات الصحيحة لانجاز تلك المهمة بشكل مبسط جدا ، يتم التأكد من استلام البضاعة سواء بالمخازن او موقع العمل ( دورة مستندية 1 ) ثم التأكد من حسابه لديك ( دورة مستندية 2) تحديد الدفعة المسددة باعتماد عرض سعر او عقد توريد و آخرى هل هناك سيولة ( دورة مستندية 3) ، كيف ستسدد المبلغ نقدا شيكات تحويل و انسب الطرق لك هل هناك فاتورة او سند استلام ام محضر و ما هو انسب وقت لك للسداد (دورة مستندية 4) و اخرى .
